Röportaj: Sevilay Toktaş – İnsan Kaynakları Yöneticisi

Georges Hotel’i, Galata Kulesi’nden birkaç adım uzakta, İstiklal Caddesi’ne 5 dakikalık yürüyüş mesafesinde ve Taksim Meydanı’na kısa bir yürüyüşle ulaşılabilen, manzarası ile büyüleyen, İstanbul’un kültürel merkezinin kalbindeki tarihi binada, 20 odalı butik bir otel olarak tanıyoruz.

2013 yılı Trip Advisor Mükemmeliyet Sertifikalı,  en çok seyahat edenler listesinde,  2012 yılında Wallpaper en iyi Hoteli seçilen, 2012 yılı İstanbul Life en iyi tasarımlı Hotel ve Best Business Hotel –  En iyi iş Hoteli Ödülü’ne sahip,  Conde Nast’ın en iyi Hoteller listesinde aynı zamanda.

Sevilay, öncelikle bize kendinden, çalışmalarından ve özgeleceğinden bahsetmek ister misin?

Sevilay Toktaş: Mesleki kariyerime 2007 yılında The House Hotel/Apart grubuyla başladım. İşe başladığımda yaklaşık 10 personeliyle henüz 3 apart vardı, dolu dolu 4 yıl sonrası ayrılırken 150’ye yakın personelimiz 3 otel ve 4 Apart vardı. Kariyerim açısından bu 4 yılın bana ciddi anlamda tecrübe kazandırdığını söyleyebilirim.

Aynı zamanda Turizm sektörüyle tanıştığım ilk firmaydı bu yüzden benim için özel bir yeri vardır. IK faaliyetlerine ait her basamağı orada tecrübe etme şansı buldum, 3 tane otel açtık personel seçme/yerleştirme, personel kıyafetleri, oryantasyon aşamaları, personel alanları, ihtiyaçlar, eğitimler, organizasyonlar.. A’dan Z’ye açılış aşamasındaki her tecrübeyi yaşama şansı buldum.

‘Yaptığımız iş, bizim hayatımızın bir parçası değil, ta kendisidir.’

Orada yaşadığım tecrübelerim sonrası, evet ben bu işi hayatım boyunca yapabilirim diyebildim, bu çok önemlidir.

Görüşmelerimde hep belirtirim meslekleri her zaman evlilik kurumuna benzetirim. Seçmiş olduğunuz meslek sizin hayatınız boyunca yapmak isteyeceğiniz iş olmalı bundan zevk almalısınız, her anından, size keyif vermeli o heyecan hiç bitmemeli eğer o elektriği yakalayabiliyorsanız o hissi sağlayabiliyorsanız o sizin için doğru bir meslek demektir.

4 yıllık iş tecrübelerim sonrası 2011 yılında yine bir açılış oteli olan Georges Otel’e geçtim. 4 yılda sağlamış olduğum bilgi ve tecrübelerimle yeni bir marka oluşumuna adım attık. Benim için çok heyecan verici bir deneyimdi. Yine bir açılış oteli olması sebebiyle insan kaynakları faaliyetleri ve onun dışında gelişen her türlü faaliyeti yürütme şansım oldu. Üç yıla yakın zamandır hala burada insan kaynakları yöneticisi olarak çalışmakla birlikte 30’dan fazla personelin her türlü insan kaynakları faaliyetlerini yürütmekteyim.

Kurumsal ve hedefleri olan bir firmayız çok yakın zamanda yurt içi ve yurt dışında yeni otellerimiz açılacak ve markamızı yurt dışında temsil etme şansı bulacağız bu konuda da kurum olarak çok heyecanlıyız.

İşe alım süreçleriniz ve insan kaynakları uygulamalarınız hakkında bilgi alabilir miyiz?

Ödüllerimiz bizim iftihar ettiğimiz konulardan biridir.

Butik otel olarak sektör içerisinde yeni yaratılan bir marka olarak bu başarıya kısa süre içerisinde layık görülmemiz kesinlikle titiz çalışma ve markaya verdiğimiz önemden dolayı gelmektedir. Biz otelimizi açarken de hep savunduğumuz bir şey vardı:  ‘Otel açmıyoruz, marka yaratıyoruz’. Bu şekilde de hareket ettik ve gerçekten çalışan herkes bunun bilincinde hareket ederek markaya gelebilecek en küçük hatadan uzak durmaya çalıştı.

İnsan kaynakları faaliyetlerimize dönersek; küçük bir yapı olmamıza rağmen kurumsal çizgimizden ayrılmamaya özen gösteriyoruz. Her yıl mutlaka yabancı stajyer öğrenci konuklarımız olur yurt dışındaki turizm okullarıyla iletişime geçer sezonluk yabancı öğrenci misafir ederiz. Onlara farklı departmanlarda görevler veririz, sürekli rotasyon yaparak diğer departmanlarla sinerji içerisinde çalışmasını sağlarız.

Yurt dışında turizm alanındaki okullar ve eğitimler gerçekten çok başarılı. Konuk öğrencilerimiz sayesinde bu yeni gelişim ve değişimleri sürekli canlı tutarak bizim personelimizin bilgi ve tecrübeleri ile aralarında bir sinerji yaratmalarını sağlarız. Kadro eksiğimiz olduğunda ya da yeni bir kadro açılacaksa ‘Personel Talep Formları’ ile bana ihtiyaçlarını iletirler. Konuyu yönetim ile görüşüp pozisyonun iş tanımlarını ve ayrılacak bütçesi belirleriz. Karar verildikten sonraki aşama ise öncelikli olarak o ihtiyacı kurum içerisinden bu görevi yapabilecek nitelikte biri var mı buna bakarız. Varsa bu kişilerin tespit edilmesi, gereken eğitim ve ihtiyaçlarının belirlenmesi aşamalarıyla beraber pozisyon doldurulur. Bu bizim personeli kurum içerisinde terfi ettirme ve onların kariyer olanaklarını destekleme için yönetimce aldığımız bir karardır.

Eğer ihtiyaç kurum içerisinden giderilemiyorsa öncelikle mevcut CV bankamızdan taramalar yapılır, ardından aracı kurumlar vasıtasıyla ilanlarımız yayınlanır, görüşmelerimiz yapılır. En az 2 görüşme yaparız adaylarla yapılan görüşme sonrası çalışacağı departmanın gereklilikleri neticesinde kendisine bazı testler uygulanır. Stres yönetimi veya kişilik analizi vb. test sonuçlarına istinaden aday değerlendirmeleri yapılır ve gerekli referans kontrolünden sonra ilgili aday seçilir. Daha sonra adaya e-mail veya posta yoluyla kazançları ve sorumlulukları hakkında bir ‘İş Teklif Mektubu’ gönderilir. Aday yazılı teklifi aldıktan sonra şartlar onun içinde uygunsa onaylar ve iş başı için gereken evrak listelerini hazırlar ve iş başımızla beraber gereken kurum içi oryantasyon ve işe alıştırma eğitimleri yapılır. Adaya işle ilgili kullanacağı tüm ürün ve ekipmanları teslim edilir ve böylece işe başlangıcını uyumlu bir şekilde sağlamış oluruz.

Turizm sektöründe 7 yıldan fazladır insan kaynakları uygulama ve süreçlerinde deneyim sahibisin. Turizm sektöründe hizmet sektörü ve kalifiye eleman bulma ve elde tutma da daha titiz işe alım süreçlerinin uygulandığı kanısındayım. Her pozisyona göre dikkat edilebilecek ayrıntılar tüm görüşmelerde gizlidir. Öncelikle adaylarda dikkat ettiğin ayrıntılar ya da ilk dikkat ettiğin kriter/ler nelerdir? Turizm sektörü hizmet sektörü olduğu için seninde seçim kriterlerinde dikkat ettiğin özellikler ya da farklılıklar var mı?

Turizm sektörü seninde dediğin gibi hizmet sektörü (riskli) diğer kurumlar bir işe personel alırken 3 kere düşünüyorsa, biz 5 kere düşünüp hareket etmek durumunda kalıyoruz. Konaklamaya gelen %70’lik kitle tatil yapmak, yeni yerler görmek, stres atmak için geliyor. Gelen kişi her şeyin en mükemmelini istiyor, her şeyin yolunda olmasını istiyor, ilgi görmek ve tabii ki birazda şımartılmak istiyor. Farkındalığı yüksek bir algı içerisinde bulunmak istiyorlar ki haklılar hangimiz tatile gittiğimizde bu beklentiler içerisinde olmuyoruz ki 🙂

Personel ihtiyacımızda öncelikli bakışımız kadro eksiğini dolduracak bir personel almak değil, misafir beklentilerinin farkında olan bir takım üyesi almaktır. Mevcut personel ile uyumlu çalışabilecek karakterde aynı zamanda aranan niteliklere de sahip olacak kişiyi seçeriz, bizim için olmazsa olmazlardandır. Çünkü bu iş bir takım işidir. Bu yüzden biraz detaycıyızdır. Görüşmelerde benim kişisel olarak dikkat ettiğim konu öncelikli olarak göz kontağı ve güler yüzdür. Sonrası tabii ki iş bilgisi, tecrübesi ve beceriler olarak devam eder. Bunlar bir bütün olarak değerlendirmeye alınır.

Senin sosyal sorumluluk, hayvan hakları, çevreyi koruma bilinci ve bilinçlendirilmesi konularında oldukça duyarlı olduğunu biliyorum. Georges Hotel olarak ve bünyesinde geliştirip yerleştirmek istediğiniz projeleriniz var mı? Olacak mı?

Şirket olarak bir sosyal sorumluluk projemiz yok ancak ilerleyen zamanlarda kesinlikle içerisinde olmak isteyeceğimiz faaliyetler var. Örneğin, personel geceleri için planladığım bir sürpriz olarak her personel adına TEMA’dan bir fidan kampanyası yaparak onlar adına birer ağaç dikip sertifikalarını onlara vermeyi planlıyoruz. Programlarımızda barınaklar ve sokak hayvanları için mama ve ihtiyaçlarının temini için çeşitli düşüncelerimiz var.

Eğitim ve eğitim geliştirme faaliyetlerinizi nasıl yürütüyorsunuz?

Eğitim faaliyetlerimizi genelde konularına göre ayırıyoruz. Kurum içi bilinçlendirme veya yönetmeliklerle ilgili bir konu olduğu takdirde bu eğitimler tarafımızca veriliyor. Ancak uzmanlık gerektiren konular var ise firmalar ile anlaşma yapıp bu eğitimleri aracı kurumlar eşliğinde veriyoruz ve eğitim alan kişilere eğitim sonrası sertifika dağıtıyoruz. Yakın bir zamanda yangın eğitimi ile ilgili personeli bilgilendirme ve bilinçlendirme adına bir eğitimimiz oldu. İstanbul İtfaiyesinden yöneticilerde katıldı. Konuyla ilgili bilgi ve eğitimi verdikten sonra tatbikat yapılarak personelin bilinçlendirilmesi sağlandı ve yine kendilerine eğitim sonu sertifika verildi.

Çalışanlarınızı ödüllendirme ya da motive etmek için yaptığınız çalışmalar ya da daha önce yaptığınız aktiviteler var mı? Sizce ne kadar önemli? Senin bu konuda The House Hotel ve Georges Hotel bünyelerinde yapmış olduğun çalışmalar var mı?

Personelimizin özel günlerinde yanlarında olmaya özen gösteriyoruz. Kurum içi doğum günü kutlamaları yaparız. Ayda bir personel yemek veya parti organizasyonlarımız olur. Bunun yanı sıra personele ve personel aile fertlerine-arkadaşlarına özel konaklama ücretleri sağlanır. Çalışma ortamı analizleri yapılır, gerekirse iyileştirmeler yapılır. Senede iki kere personel performans değerlendirmeleri yapılır.

‘İnsan kaynakları’ alanında çalışmak isteyen adaylar için tavsiyelerin var mı? Turizm sektöründe insan kaynaklarında uzmanlaşmaları için neler önerirsin?

Öncelikle insanı ve iletişimi sevmeleri gerekiyor. Sabırlı olmaları ve güçlü bir iradeye sahip olmaları gerekiyor. Kesinlikle duygusal olmamaları gerekiyor.

Kurumlarda insan kaynaklarının yeri tam ortadadır yani yönetim ve personel arasındadır. Bu yüzden kısmen yönetimin yanında olmalı, kısmen de personelin yanında olmalıdır. Bu zaman zaman yıpratıcı olabiliyor. Bunun dengesini çok iyi ayarlamak gerekiyor. Bir tarafa fazla yaklaştığınız anda diğer tarafı kaybetme riskiniz çok fazla ve o güveni bir kere kaybederseniz tekrar geri kazanması çok zordur tekrar toparlayamazsınız. En başta çok iyi bir denge kurmanız gerekiyor. Bu ince çizgiye çok dikkat etmek gerekiyor.

Bunun yanında turizm sektörü gerçekten çok hareketli ve canlı bir sektördür her an her şeye hazırlıklı olmak gerekir rutini yoktur ve siz her an bu değişime hazırlı olmalısınız. Rutini seven kişilere göre asla değildir.

Stres yönetimini çok iyi yapmak gerekir. Bunlar bana göre değil ben daha sakin bir düzende insan kaynakları faaliyetlerimi gerçekleştirmek istiyorum diyorsanız, turizm sektöründen kesinlikle uzak durmalısınız.. 🙂 Şimdi böyle karamsar konuşup toplu istifalara neden olmak ya da bu sektörde çalışmak isteyen kişileri soğutmak asla istemem 🙂 ama yedi yıldan fazla zamandır yapmış olduğum gözlemlerim sonucu naçizane bir görüştür benimkisi…

Severek yapıldığı takdir de son derece zevkli ve heyecanlı bir ortamdır. Görüşme başında belirttiğim gibi herkes sevdiği keyif aldığı işi yapmalı para kazandığı işi değil.

Tabii bu Türkiye şartlarında çok mümkün olmayabiliyor işsizlik oranı yüksek bir ülke için belki bu söylediğim bir lüks olabilir ama en azından seçme şansı elinde olan bilinçli kesim için bunu söyleyebilirim.

Bile bile mutsuz bir hayata kendimizi esir etmeyelim. Şu unutulmamalıdır yaptığımız iş bizim hayatımızın bir parçası değil, ta kendisidir.

Sevilay hem meslektaşım hem arkadaşım. İlk röportajımı yapmış olmanın verdiği heyecanımla kabul ettiğin için teşekkür ediyorum 🙂 İlk röportajını benimle yapmış olmanda ayrıca benim için oldukça özel ve önemli, bunu da belirtmek isterim.

Keyifli okumalar 🙂